Importer ses clients depuis Excel ou CSV : préparer un fichier propre avant migration

Avant de modifier votre fichier client, créez une copie. Gardez une version originale datée, puis travaillez sur une version de nettoyage. Cela permet de revenir en arrière si vous supprimez une colonne utile ou si une correction crée une erreur.

Un nom simple suffit : `clients-original-2026-07.xlsx` pour l'archive, puis `clients-a-importer.xlsx` pour le fichier préparé.

Ce réflexe est particulièrement utile lorsque le fichier contient plusieurs années d'historique ou des notes commerciales importantes.

L'objectif n'est pas d'importer tout ce qui existe. L'objectif est d'importer ce qui sera utile dans le nouvel outil.

Les colonnes les plus importantes sont généralement :

Évitez les colonnes ambiguës comme « info », « divers », « ancien » ou « à vérifier » sans explication. Si une colonne contient plusieurs types d'information, séparez-la avant l'import.

Les doublons sont fréquents. Un même client peut apparaître sous plusieurs formes : `Acme`, `ACME SA`, `Acme Studio`, `Acme - ancien contact`. Avant l'import, choisissez une règle de nommage.

Vous pouvez garder le nom légal pour la facturation et utiliser une note pour le nom commercial si nécessaire. L'important est que le client soit facile à retrouver plus tard.

Pour détecter les doublons, triez par nom, par e-mail ou par domaine d'e-mail. Vérifiez surtout les clients qui ont changé de contact ou d'adresse au fil du temps.

Un fichier client devient difficile à utiliser lorsque les adresses ne suivent aucune logique. Certains pays sont écrits en français, d'autres en anglais, certains en abréviation. Certaines villes ont des accents, d'autres non. Certains codes postaux sont stockés comme nombres et perdent les zéros au début.

Avant l'import, choisissez un format cohérent. Par exemple :

Cette cohérence facilite la génération de factures et les recherches futures.

L'e-mail est souvent le champ le plus important après le nom. Il sert à contacter le client, envoyer une facture ou retrouver une relation.

Vérifiez les erreurs simples : espaces avant ou après l'adresse, fautes de frappe, adresses anciennes, contacts personnels remplacés par des adresses de facturation.

Si un client a deux e-mails utiles, ne les mélangez pas dans la même cellule sans règle. Créez plutôt `email_contact` et `email_facturation` si votre outil le permet.

Un ancien fichier peut contenir des informations inutiles ou trop sensibles pour votre nouvelle base : notes personnelles, commentaires obsolètes, colonnes de prospection abandonnées, données non vérifiées.

Avant migration, demandez-vous si chaque colonne a une utilité opérationnelle. Si elle ne sert pas à gérer le client, un projet, une facture ou un suivi, elle n'a peut-être pas besoin d'être importée.

Cela garde la nouvelle base plus propre dès le départ.

Lorsque c'est possible, testez l'import avec quelques lignes avant d'importer toute la base. Choisissez des cas variés : un client simple, un client avec adresse complète, un client avec e-mail de facturation, un client étranger, un client avec notes.

Après le test, vérifiez :

Un test de cinq lignes peut éviter un nettoyage manuel de deux cents fiches.

Importer ses clients depuis Excel ou CSV est une bonne occasion de repartir sur une base plus claire. Le but n'est pas seulement de déplacer des données. Le but est de transformer un fichier historique en une base utilisable pour les projets, prestations, dépenses et factures.

Kronoma permet d'importer des clients depuis des fichiers Excel ou CSV afin de démarrer plus vite avec une base plus propre et plus exploitable.